AWDURDOD TÂN AC ACHUB GOGLEDD CYMRU

Cofnodion cyfarfod Awdurdod Tân ac Achub Gogledd Cymru a gynhaliwyd drwy Zoom ddydd Llun 15 Mawrth 2021. Dechreuodd y cyfarfod am 9.30am.

Hefyd yn bresennol:

S A Smith (Prif Swyddog Tân a Phrif Weithredwr); C P Everett (Clerc a Swyddog Monitro i’r Awdurdod); K W Finch (Trysorydd i’r Awdurdod); R Fairhead, H MacArthur ac S Millington (Prif Swyddogion Tân Cynorthwyol); S Morris (Prif Swyddog Cynorthwyol); H Howard (Pennaeth Cyllid); T Williams (Rheolwr Cyfathrebu Corfforaethol); G Williams (Cyfrifydd, Adran y Trysorydd, Cyngor Bwrdeistref Sirol Conwy); A Davies (Swyddog Cyswllt Aelodau).

1        YMDDIHEURIADAU

2        DATGAN BUDDIANNAU

2.1      Ni ddatganwyd unrhyw fuddiannau.

3        RHYBUDD O FATERION BRYS

3.1        Nid oedd unrhyw rybudd o faterion brys.

4        COFNODION Y CYFARFOD A GYNHALIWYD AR 9 TACHWEDD 2020

4.1      Cafodd cofnodion cyfarfod yr Awdurdod Tân ac Achub eu cyflwyno ar 9 Tachwedd i’w cymeradwyo.

4.2      PENDERFYNWYD cymeradwyo cofnodion y cyfarfod yn gofnod gwir a chywir.

5        MATERION YN CODI

5.1      Nid oedd unrhyw faterion yn codi.

6        ADRODDIAD Y CADEIRYDD

6.1      Rhoddodd y Cadeirydd wybod i’r Aelodau am y cyfarfodydd a fynychodd yn ddiweddar, a oedd yn cynnwys Bwrdd Arweinyddiaeth Ranbarthol Gogledd Cymru a Phanel Tân Cymru gyfan WLGA.

6.2      Cynhaliwyd cyfarfod gyda’r Dirprwy Weinidog Tai a Llywodraeth Leol, y Prif Swyddog Tân a chynrychiolwyr o’r ATAau eraill yng Nghymru ym mis Ionawr i drafod swydd diffoddwyr tân, Covid-19 a diogelwch adeiladau. Mewn cyfarfod blaenorol, a fu’n canolbwyntio ar Ogledd Cymru, roedd y Dirprwy Weinidog wedi gallu cadarnhau na fyddai grantiau a ddyfernid yn 2021/22 wedi newid. Roedd gwybodaeth am raglenni gwahanol a ddarperir i bobl ifanc oherwydd COVID-19 wedi cael ei rhannu gyda’r Dirprwy Weinidog, a da oedd nodi bod y Gwasanaeth wedi cynnal 411 o gyflwyniadau rhithiol i 1,003 o blant; yn ogystal ag wedi anfon sesiwn 15 munud wedi’i recordio ymlaen llaw at 252 o athrawon er mwyn iddyn nhw ei chyflwyno i’w disgyblion.

6.3      PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth a ddarparwyd.

7        Y DIWEDDARAF AM COVID-19

7.1      Fe wnaeth y Prif Swyddog Tân roi’r wybodaeth ddiweddaraf i’r Aelodau am weithgareddau yn ymwneud â COVID-19, ynghyd â’r sefyllfa ddiweddaraf o fewn y Gwasanaeth.

7.2      Nodwyd bod y Gwasanaeth wedi gallu rhoi cymorth i sefydliadau partneriaethol drwy ddarparu aelodau o staff i Ymddiriedolaeth Gwasanaethau Ambiwlans Cymru i yrru ambiwlansiau, ynghyd ag i’r GIG i gefnogi’r rhaglen frechu.

7.3      Mae’r Gwasanaeth yn cymryd rhan mewn rhaglen beilot ar gyfer profion llif unffordd, a bydd hyn yn golygu cyfuniad o brofion yn y gweithle a gartref.

7.4      PENDERFYNWYD nodi’r wybodaeth ddiweddaraf a nodi gwerthfawrogiad o waith yr holl aelodau o’r staff yn ystod y pandemig.

8        CYNLLUN CORFFORAETHOL DRAFFT AR GYFER 2021-24

8.1      Fe wnaeth y PST Morris gyflwyno’r drafft terfynol o’r Cynllun Corfforaethol i’r Aelodau i’w gymeradwyo.

8.2      Cafodd yr Aelodau eu hatgoffa eu bod, yn y cyfarfod o’r ATA ym mis Tachwedd, wedi cytuno y dylai Cynllun Gwella a Llesiant 2021/22 gael ei ddatblygu ar sail parhad o amcanion gwella llesiant yr Awdurdod ar gyfer 2020/21. Cafodd yr amcanion eu diwygio a’u helaethu yn dilyn adborth gan Gomisiynydd Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol.

8.3      Fe wnaeth yr Aelodau longyfarch awduron y cynllun am y ddogfen a oedd wedi’i chyflwyno’n dda, ac roeddent yn falch o nodi ei bod yn cydnabod y gwahanol ffyrdd o weithio a ddaeth i’r amlwg drwy COVID-19.

8.4      PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Cynllun Corfforaethol drafft terfynol ar gyfer 2021-24, i’w gyhoeddi ar wefan yr Awdurdod cyn diwedd mis Mawrth 2021.

9        ARCHWILIADAU DIOGEL AC IACH

9.1      Fe wnaeth y PSTC Fairhead gyflwyno’r adroddiad a oedd yn rhoi gwybod i’r Aelodau am yr effaith y mae cyfyngiadau COVID-19 wedi’i chael ar nifer yr Archwiliadau Diogel ac Iach a gynhaliwyd gan y Gwasanaeth yn 2020/21, a’r effaith bosibl ar darged blynyddol yr Awdurdod ar gyfer cynnal Archwiliadau.

9.2      Roedd yr Aelodau wedi cael gwybod eisoes fod cyfyngiadau COVID-19 wedi golygu bod y Gwasanaeth wedi gorfod diwygio ei fodel ar gyfer cynnal Archwiliadau Diogel ac Iach, sef drwy gynnal y rhan fwyaf ohonynt dros y ffôn. Dim ond i gartrefi pobl â risg arbennig o uchel o dân y buwyd yn ymweld - ac roedd pob ymweliad yn ddibynnol ar asesiadau risg llym er mwyn diogelu’r preswylydd/preswylwyr a staff y Gwasanaeth. Felly, mae’r rhagamcan ar ddiwedd y flwyddyn o nifer yr Archwiliadau a gynhaliwyd yn ystod 2020/21 wedi dangos diffyg posibl o 40% o gymharu â tharged blynyddol yr Awdurdod o 20,000 o archwiliadau, ac mae’n bosibl y bydd angen ailedrych ar y targed hwn ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22 hefyd.

9.3     I ymateb i bryder un o’r Aelodau am y posibilrwydd o fethu’r bobl fwyaf sydd fwyaf agored i niwed yn y gymuned, cadarnhawyd bod asiantaethau partneriaethol wedi parhau i wneud atgyfeiriadau, ac yn amlach na pheidio, maent ar gyfer y bobl yr ystyrir eu bod y mwyaf agored i niwed.

9.4      Roedd yr Aelodau’n gwerthfawrogi bod y Gwasanaeth wedi gallu addasu ei arferion gwaith ac wedi parhau i gynnal Archwiliadau Diogel ac Iach, er bod hynny mewn ffyrdd gwahanol, gan ystyried cyfyngiadau Covid-19. Roedd yr Aelodau’n falch o nodi bod y grantiau diogelwch cymunedol gan Lywodraeth Cymru heb gael eu cymryd yn ôl oherwydd y pandemig.

9.5      PENDERFYNWYD nodi

(i)       y diffyg posibl yn nifer yr Archwiliadau Diogel ac Iach a gynhaliwyd yn ystod y flwyddyn ariannol hon o gymharu â’r targed o 20,000 a osodwyd cyn pandemig COVID-19; a

(ii)      bod posibilrwydd, yn dibynnu ar COVID-19, i’r Gwasanaeth fethu â chyrraedd ei darged blynyddol o 20,000 o Archwiliadau Diogel ac Iach yn 2021/22.

10       ALLDRO AMCANOL 2020/21

10.1    Fe wnaeth PSTC MacArthur gyflwyno’r adroddiad a oedd yn nodi’r sefyllfa alldro amcanol ar gyfer blwyddyn ariannol 2020/21 fel yr oedd pethau ar 31 Ionawr 2021; roedd golwg gyffredinol ar yr incwm a gwariant refeniw a chyfalaf wedi’i chynnwys hefyd.

10.2    Nodwyd mai’r sefyllfa alldro a ragwelir yw y bydd yr Awdurdod yn adennill y costau o ran y gyllideb refeniw o £35.9m, sy’n cynnwys trosglwyddo £0.1m i’r cronfeydd a glustnodwyd. Oherwydd COVID-19, roedd y gyllideb gyfalaf o £4.1m ar gyfer 2020/21 wedi cael ei hadolygu, ac roedd y gwariant wedi cael ei ddiwygio i £0.15m; rhagwelir y bydd y cynlluniau cyllid cyfalaf a ohiriwyd yn cael eu cwblhau yn 2021/22.

10.3    PENDERFYNWYD

(i)       nodi sefyllfaoedd ariannol y cyllidebau refeniw a chyfalaf ar gyfer 2020/21; a

(ii)      cymeradwyo’r cais i ail-gysoni’r gyllideb fel y nodir yn yr adroddiad.

11       Y DIWEDDARAF AM Y GYLLIDEB 2021/22

11.1    Cyflwynwyd adroddiad i roi gwybod i’r Aelodau am y cyllidebau refeniw a chyfalaf diweddaraf ar gyfer 2021/22.

11.2    Ar ôl cymeradwyo’r gyllideb ar gyfer 2021/22 yng nghyfarfod yr Awdurdod ym mis Tachwedd 2020, gwnaed rhagor o waith sy’n cadarnhau’r gofyniad cyffredinol ar gyfer y gyllideb, er nad yw’r dyraniad ar draws penawdau’r gyllideb wedi cael ei ddiwygio. Nodwyd hefyd na fu newid yn y prif ragdybiaethau, y risgiau na’r ansicrwydd a ganfuwyd wrth gynllunio’r gyllideb.

11.3    PENDERFYNWYD cymeradwyo dyraniadau’r gyllideb gyfalaf (£3.083m) a’r gyllideb refeniw (£37.074m) ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22.

12       STRATEGAETH GYFALAF 2021/22 – 2023/24

12.1    Roedd yr adroddiad yn cyflwyno strategaeth gyfalaf yr Awdurdod, a oedd yn darparu gwybodaeth ynglŷn â sut y mae gwariant cyfalaf, cyllido cyfalaf a gweithgareddau rheoli’r trysorlys yn cyfrannu at ddarparu Gwasanaeth Tân ac Achub.

12.2    Nodwyd bod yr adroddiad wedi cael ei gyflwyno i’r Pwyllgor Archwilio ar 25 Ionawr. Ar ôl derbyn esboniad manwl am y strategaeth, gan gynnwys y dangosyddion darbodus a’r strategaeth i’w dilyn ar gyfer benthyca a buddsoddi cyllid yr Awdurdod yn ystod blwyddyn ariannol 2021/22, roedd Aelodau’r Pwyllgor Archwilio wedi argymell bod yr adroddiad yn cael ei gyflwyno i’r Awdurdod i’w gymeradwyo.

12.3    PENDERFYNWYD cymeradwyo’r Strategaeth Gyfalaf, sy’n ymgorffori’r polisi darpariaeth isafswm refeniw, y Strategaeth Rheoli’r Trysorlys a’r Dangosyddion Darbodus.

13       DATGANIAD POLISI TÂL 2021/22

13.1    Fe wnaeth y PSTC MacArthur gyflwyno’r datganiad polisi tâl ar gyfer 2021/22, i’w gymeradwyo.

13.2    Nodwyd bod y datganiad polisi tâl yn un o’r gofynion blynyddol o dan Ddeddf Lleoliaeth 2011, a rhaid i’r Awdurdod gymeradwyo’r datganiad polisi tâl cyn dechrau’r flwyddyn ariannol y mae’n ymwneud â hi.

13.3    PENDERFYNWYD

(i)       nodi gofynion Deddf Lleoliaeth 2011; a

(ii)      cymeradwyo Datganiad Polisi Tâl ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22.

14       STRATEGAETH CRONFEYDD ARIANNOL

14.1    Roedd yr adroddiad yn cyflwyno’r Strategaeth Cronfeydd Ariannol a ddiweddarwyd i’r Aelodau.

14.2    Roedd y Strategaeth, i’w defnyddio fel sail ar gyfer rheoli cronfeydd defnyddiadwy’r Awdurdod, wedi cael ei diweddaru i adlewyrchu’r arferion a’r gweithdrefnau cyfredol. Nodwyd bod y Pwyllgor Archwilio wedi ystyried y strategaeth, ac wedi argymell ei bod yn cael ei chymeradwyo.

14.3    penderfynwyd cymeradwyo’r Strategaeth Cronfeydd Ariannol.

15       ADRODDIAD BLYNYDDOL Y PWYLLGOR SAFONAU I’R AWDURDOD TÂN AC ACHUB

15.1    Fe wnaeth y Dirprwy Glerc gyflwyno adroddiad blynyddol y Pwyllgor Safonau i’r aelodau.

15.2    PENDERFYNWYD nodi adroddiad blynyddol y Pwyllgor Safonau ar gyfer 2020/21.

16       MATERION BRYS

16.1    Nid oedd unrhyw faterion brys.

Yna, penderfynwyd symud i ran II o’r cyfarfod, a gofynnwyd i’r holl swyddogion adael ac eithrio’r Prif Swyddog Tân, y Trysorydd a’r Clerc.

RHAN II

17       PENODI PRIF SWYDDOG TÂN

17.1    Fe wnaeth yr Aelodau gael argymhelliad y Panel Penodiadau a Chydnabyddiaeth Ariannol Aelodau ynghylch yr ymgeisydd yr oeddent yn ei ffafrio ar gyfer swydd Prif Swyddog Tân yn dilyn proses recriwtio a chyfweld gystadleuol.

17.2    Fe wnaeth yr Aelodau gymeradwyo argymelliad y Panel, sef penodi Dawn Docx, Dirprwy Brif Swyddog Tân, Manceinion Fwyaf. Dywedodd y Clerc fod Dawn Docx wedi derbyn y cynnig dros dro, yn amodol ar (1) cael geirdaon boddhaol a (2) cymeradwyo argymhelliad y Panel gan yr Awdurdod yn y cyfarfod heddiw, cyn cyhoeddi contract ffurfiol.

17.3    Yn dilyn pasio’r penderfyniad i dderbyn argymhelliad yr Awdurdod, cafodd Dawn Docx ei derbyn i’r cyfarfod. Fe wnaeth hi dderbyn yn ffurfiol y cynnig o swydd Prif Swyddog Tân, a rhoddodd anerchiad cyflwyniadol byr.

17.4    PENDERFYNWYD bod Dawn Docx, yr ymgeisydd a oedd yn cael ei ffafrio, yn cael ei phenodi i swydd Prif Swyddog Tân.